Warum das Thema heikler ist als bei anderen Branchen

Wenn ein Patient sagt „mein Rücken ist komplett blockiert, ich brauche dringend einen Termin", dann ist das eine Information über den Gesundheitszustand — eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Für die Verarbeitung gelten strengere Regeln als für eine simple Terminanfrage beim Friseur. Ein KI-Telefonassistent in der Praxis muss damit sauber umgehen, sonst riskierst du Abmahnungen und Vertrauensverlust.

Die gute Nachricht: DSGVO-konform geht problemlos — wenn der Anbieter es richtig aufgesetzt hat. Hier ist, worauf es ankommt.

Das nicht verhandelbare Minimum

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Praxis und Anbieter. Ohne AVV keine rechtskonforme Datenverarbeitung.

• Datenverarbeitung in der EU, idealerweise in Deutschland. US-Anbieter sind nach dem Schrems-II-Urteil kompliziert.

• Verschlüsselte Übertragung der Sprachdaten.

• Klare Regeln zu Aufzeichnungen — werden Anrufe gespeichert, wie lange, wo?

• Kein Modell-Training auf deinen Anrufdaten ohne ausdrückliche Erlaubnis. Das verstecken manche Anbieter im Kleingedruckten.

Worauf du beim Hosting achten solltest

Frag konkret: Wo stehen die Server? Wo liegen Anrufaufzeichnungen? Vonda zum Beispiel hostet komplett in Deutschland und der EU — Server in Nürnberg, Datenbank in Frankfurt, auch Spracherkennung und Sprachmodell laufen über EU-Endpunkte. Die einzige Ausnahme ist die Zahlungsabwicklung über Stripe (USA, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln). So eine klare, ehrliche Auskunft solltest du von jedem Anbieter bekommen — wer ausweicht, ist ein Warnsignal.

Die fünf Fragen an jeden Anbieter

1. Bekomme ich einen AVV, und was steht drin?

2. Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?

3. Werden Anrufe aufgezeichnet — und wenn ja, wie lange aufbewahrt?

4. Werden meine Anrufdaten zum Training von KI-Modellen genutzt?

5. Gibt es Subunternehmer (z.B. für Spracherkennung), und sind die DSGVO-konform eingebunden?

Wenn ein Anbieter auf eine dieser Fragen keine klare Antwort hat, ist er für eine medizinische Praxis nicht ausgereift genug.

Was du selbst tun musst

DSGVO-Konformität ist Teamarbeit. Auch mit dem besten Anbieter musst du den Einsatz in deinem Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren, deine Datenschutzerklärung anpassen (Hinweis auf den KI-Telefonassistenten) und Patienten transparent informieren. Das ist überschaubar, aber es gehört dazu. Im Zweifel kurz mit einem Datenschutzbeauftragten gegenchecken.

Häufige Fragen

Brauche ich die Einwilligung jedes Anrufers? In der Regel stützt sich die Terminorganisation auf die Vertragsanbahnung/-erfüllung, nicht auf Einwilligung. Für Aufzeichnungen gelten strengere Regeln — hier den Anbieter und ggf. einen Datenschutzbeauftragten fragen.

Ist ein US-Anbieter automatisch tabu? Nicht automatisch, aber aufwändiger abzusichern. EU-/Deutschland-Anbieter sind der einfachere und sicherere Weg.

Reicht ein AVV allein? Nein — der AVV ist die Basis, aber Hosting-Ort, Aufzeichnungsregeln und dein eigenes Verarbeitungsverzeichnis gehören dazu.

Kurz gefasst

DSGVO ist bei KI-Telefonie kein Showstopper, sondern eine Frage der richtigen Anbieterwahl. Achte auf AVV, EU-Hosting und klare Aufzeichnungsregeln — und stell die fünf Fragen oben. Wer dir darauf klar antwortet, hat seine Hausaufgaben gemacht.

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